01
KI-Erstkontakt
Der KI-Telefonassistent nimmt Anfragen strukturiert entgegen, beantwortet Standardfragen und gibt Informationen vollständig ins System weiter.
Einstieg · schnell produktiv
Für Notariate, Kanzleien und Hausverwaltungen
Jeder Anruf, der unvollständig endet, kostet Ihr Notariat mehr als Sie denken.
ProzessFlow24 strukturiert den Erstkontakt in Notariaten: telefonische Aufnahme, Vorqualifizierung und saubere Übergabe an Ihr Team - ohne die fachliche Prüfung zu ersetzen und ohne Systemwechsel.
Berufsrechts- & DSGVO-konform
Verarbeitung im DACH-Raum
Kein Systemwechsel nötig
Für Notariate: Speziallösung für Notariate ansehen →
Erstkontakt statt Tool-Pitch
Aus Anrufen werden vorbereitete Vorgänge.
Notariat
01
Anruf strukturiert aufnehmen
Mandantenanliegen werden nicht als freie Notiz abgelegt, sondern als verwertbarer Datensatz.
02
Angaben vollständig abfragen
Beteiligte, Objekt, Fristen und Unterlagen werden konsistent vorqualifiziert.
03
Übergabe mit Kontext
Ihr Team erhält eine klare Zusammenfassung mit nächstem Schritt.
Unser Angebot
Drei Bausteine. Ein logischer Pfad.
Kanzleien starten typischerweise mit Stufe 1 und erweitern nach den ersten Ergebnissen.
02
Digitale Mandantenaufnahme
Aus jedem Anruf wird ein vollständig vorbereiteter Vorgang. Beteiligte, Objekt, Fristen, Unterlagen - strukturiert erfasst und ans Team übergeben.
Meistgebuchte Stufe
Mehr zur Mandantenaufnahme → 03
Wissensassistent
Interne Fragen werden direkt beantwortet: Welche Unterlagen brauchen wir? Welche Checkliste gilt? Wo liegt Dokument X? Das Wissen der Kanzlei wird nutzbar.
Langfristige Entlastung
Wichtig für Notariate
ProzessFlow24 ersetzt keine notarielle Prüfung, keine Rechtsberatung und keine fachliche Entscheidung.
Wir strukturieren den Erstkontakt und entlasten Ihr Team bei wiederkehrenden Aufnahmeprozessen - die fachliche Hoheit bleibt vollständig bei Ihnen.
Warum die meisten KI-Telefonlösungen für Notariate nicht in Frage kommen
Mandantendaten gehören nicht in eine US-Cloud.
Notariate unterliegen dem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Wer Mandantendaten über Telefonassistenten verarbeitet, die auf US-Cloud-Diensten laufen, bewegt sich rechtlich auf dünnem Eis - unabhängig davon, wie gut die Technik klingt.
Die meisten Anbieter am Markt lösen genau das nicht. Wir schon.
Verarbeitung im DACH-Raum - keine Datenweitergabe an US-Dienste
DSGVO- und berufsrechtskonform aufgesetzt, dokumentiert und nachvollziehbar
Auftragsverarbeitung und technische Maßnahmen entsprechend der Sorgfaltspflicht eines Notariats
Wir richten den Erstkontakt so ein, dass er rechtlich überhaupt einsetzbar ist - und nicht zum Haftungsrisiko wird.
Problem
Das Nadelöhr ist nicht die Beurkundung. Es ist der Erstkontakt.
Die Stelle am Empfang bleibt unbesetzt - Fachkräfte für die Telefonannahme sind kaum zu finden. Und wenn beim ersten Anruf Angaben fehlen, entstehen Rückfragen, Unterbrechungen und unvollständige Vorgänge. Das kostet täglich Zeit und Nerven.
Typische Symptome
A
Mitarbeiter unterbrechen laufende Arbeit für Rückfragen, die beim Erstkontakt hätten geklärt werden können.
B
Angaben zu Beteiligten, Objekt und Fristen kommen unvollständig ins System und müssen manuell ergänzt werden.
C
Der Notar erhält Vorgänge ohne ausreichenden Kontext und muss selbst nachqualifizieren.
Unsere Lösung
Erst Prozess. Dann Architektur. Dann KI.
Wir bauen keine KI auf ungeklärte Abläufe. Der Erstkontakt wird zuerst fachlich sauber strukturiert und erst dann technisch umgesetzt.
Operatives Prinzip
1 Anruf aufnehmen
2 Angaben strukturieren
3 Kontext übergeben
Schritt 01
Anruf strukturiert aufnehmen
Telefonate landen nicht mehr als unvollständige Notizen im System, sondern als strukturierte Datensätze mit allen relevanten Angaben.
Schritt 02
Vorqualifizierung automatisch
Name, Vorgang, Beteiligte, Objektadresse, Finanzierungsstatus, Fristen - der Assistent fragt vollständig ab, ohne Mitarbeiterunterbrechung.
Schritt 03
Übergabe mit Kontext
Mitarbeiter erhalten eine saubere Zusammenfassung statt unvollständiger Gesprächsnotizen. Der nächste Schritt ist sofort klar.
Praxisbild
Wie ein Immobilienkauf-Anruf heute läuft - und wie er laufen sollte.
Vorher
- Mandant nennt Namen und Kaufabsicht - der Rest fehlt.
- Mitarbeiter notiert handschriftlich oder tippt frei ins System.
- Rückfragen zu Objekt, Verkäuferdaten und Finanzierung folgen am nächsten Tag.
- Vorgang wird manuell angelegt - mit Lücken.
- Notar erhält unvollständigen Kontext vor der Beurkundung.
Nachher
- Assistent nimmt Namen, Kaufpreis, Objektadresse, Beteiligte und Fristen direkt ab.
- Vorgang wird automatisch angelegt oder vorbereitet.
- Mitarbeiter erhält strukturierte Zusammenfassung mit nächsten Schritten.
- Notar sieht vollständigen Kontext vor dem ersten persönlichen Kontakt.
- Rückfragen entfallen, weil die Erstaufnahme vollständig war.
Ergebnis: weniger Rückfragen, vollständigere Vorgänge, ruhigere Übergaben - ohne Systemwechsel.
Wirkung im Betrieb
Typische Effekte, wenn der Erstkontakt vollständig wird.
30-60 %
weniger Rückfragen nach dem Erstkontakt
2-4 h
gesparte Nachbearbeitungszeit pro Woche im Notariats-Team
48 h
bis zum ersten produktiven Prozessbild nach Analyse
Typische Werte aus vergleichbaren Notariats-Abläufen. Konkrete Einschätzung für Ihr Notariat im Erstgespräch.
Ablauf
Kein IT-Projekt. Ein geführter Ablauf.
Sie müssen keine technische Vorarbeit leisten. Wir führen Sie Schritt für Schritt vom Prozessgespräch bis zur produktiven Automatisierung.
01
30-Minuten Prozess-Gespräch
Wir analysieren einen konkreten Ablauf aus Ihrem Alltag. Ohne Verkaufspitch.
02
Ablauf-Entwurf und Simulation
Sie sehen vorab, wie Anfragen verarbeitet werden, bevor produktiv umgestellt wird.
03
Schrittweise Integration
Automationen starten kontrolliert für Standardfälle, das Team behält die Hoheit.
04
Erweitern nach Bedarf
Nach den ersten Ergebnissen erweitern wir auf weitere wiederkehrende Prozesse.
Einsatzbereiche
Wo der Erstkontakt im Notariat konkret entlastet
Terminvereinbarung für Beurkundungen
Anfragen werden mit Vorgang, Frist und Verfügbarkeit aufgenommen, bevor das Team den Termin bestätigt.
Statusanfragen zu laufenden Vorgängen
Mandanten erhalten eine strukturierte Aufnahme ihrer Frage, ohne dass Fachangestellte laufende Aktenarbeit unterbrechen müssen.
Unterlagen-Nachfass vor dem Termin
Fehlende Dokumente werden sauber abgefragt und als Übersicht an das zuständige Team übergeben.
Wiederkehrende Mandantenfragen
Typische Fragen zu Ablauf, Unterlagen und nächstem Schritt werden konsistent eingeordnet - ohne Rechtsberatung zu ersetzen.
Kompatibilität
Funktioniert mit Ihren bestehenden Systemen
Keine neue Softwarelandschaft. Wir verbinden die Automatisierung mit den Tools, die bereits heute im Betrieb sind.
API-Anbindungen
CRM, ERP und Fachsysteme werden direkt angebunden.
Telefonanlagen
Integration in SIP- oder Cloud-Telefonie ohne Austausch der Anlage.
E-Mail & Ticketsysteme
Anfragen laufen im gewohnten Workflow weiter.
Datenbanken
Lesen und Schreiben ohne Medienbruch.
Dokumentensysteme
Unterlagen werden automatisch angefordert, geprüft und abgelegt.
Individuelle Schnittstellen
Auch proprietäre Systeme lassen sich anbinden.
Datenschutz & Kontrolle
Datenschutz und Kontrolle von Anfang an
Automatisierung und DSGVO lassen sich verbinden, wenn Entscheidungsregeln und Datenflüsse sauber aufgebaut sind.
DSGVO-gerechte Verarbeitung
Nur notwendige Daten werden verarbeitet.
Entscheidungen bleiben protokolliert.
Abläufe sind nachvollziehbar dokumentiert.
Lösch- und Aufbewahrungsregeln sind integrierbar.
Technische Kontrolle
Führende Systeme bleiben unverändert.
Automationen arbeiten regelbasiert.
Übergabe ans Team ist jederzeit möglich.
Zugriffe und Rechte bleiben steuerbar.
FAQ
Häufige Fragen vor dem ersten Gespräch
Ist das mit dem notariellen Berufsgeheimnis (§ 203 StGB) vereinbar?
Ja - und genau das ist der Punkt, an dem viele andere Lösungen scheitern. Wir setzen die Verarbeitung im DACH-Raum auf, ohne Datenweitergabe an US-Cloud-Dienste, DSGVO- und berufsrechtskonform dokumentiert. Die konkrete Ausgestaltung stimmen wir vor dem Einsatz mit Ihnen ab.
Ersetzt das System notarielle Prüfungen oder Rechtsberatung?
Nein. ProzessFlow24 strukturiert ausschließlich den Erstkontakt und die Informationsaufnahme. Alle fachlichen Prüfungen, rechtlichen Einschätzungen und beurkundungsrelevanten Entscheidungen bleiben vollständig beim Notar.
Funktioniert das auch für kleinere Notariate mit 2-5 Mitarbeitern?
Ja. Gerade kleinere Notariate profitieren stark, weil jede Rückfrage und jede unvollständige Übergabe überproportional Zeit kostet - und weil die Stelle für die Telefonannahme oft gar nicht besetzt werden kann. Der Pilot ist genau auf diese Ausgangslage ausgelegt.
Müssen wir neue Software einführen?
Nein. Die Automatisierung wird in bestehende Systeme integriert. Ziel ist Entlastung ohne Systemwechsel.
Einstieg
Pilot für Notariate
Wir analysieren Ihren Erstkontakt, definieren 1-2 typische Anfragearten (z. B. Immobilienkauf, Erbschaftsbearbeitung) und richten einen strukturierten Aufnahmeprozess ein.
Das ist kein KI-Projekt. Es ist ein geführter Prozessumbau mit messbarem Ergebnis in den ersten vier Wochen.
Im Pilot enthalten
- Prozessanalyse Erstkontakt (30 Min.)
- Aufnahme von 1-2 Anfragetypen
- Einrichtung strukturierter Gesprächsführung
- Übergabe-Zusammenfassung ans Team
- Berufsrechts- & DSGVO-konforme Umsetzung (DACH-Raum)
Danach möglich
- Erweiterung auf weitere Anfragetypen
- Integration in Ihr Kanzleisystem
- Wissensassistent für interne Fragen
- Monatliche Weiterentwicklung
Für die erste Kanzlei je Region zu Pilotkonditionen.
Regulär: einmaliges Setup zzgl. monatlicher Betreuung. Im Pilot: ohne Setup-Gebühr, gegen Feedback und Referenzfreigabe.
Kostenloses Erstgespräch
Zeigen Sie uns Ihren Erstkontakt - wir zeigen Ihnen, wo Zeit verloren geht.
Im Analysegespräch analysieren wir einen konkreten Ablauf aus Ihrem Notariat. Ohne Verkaufspitch. Mit einer klaren Einschätzung, was sich lohnt - und was nicht.
Termin buchen
Wunschtermin wählen - sofort verbindlich
Was Sie bekommen
Eine klare Einschätzung statt vager KI-Versprechen.
„Wir schauen zuerst auf den Moment, in dem Informationen verloren gehen. Meist ist das der erste Anruf.“
Gunnar Kliche, ProzessFlow24